Bij Travel W geloven we dat een mooie reis begint met duidelijke afspraken en vertrouwen. Daarom leggen we in deze reisvoorwaarden vast wat je van ons mag verwachten en wat we van jou verwachten bij het boeken en uitvoeren van een reis.

1. Wie zijn wij?

Travel W B.V. is een Nederlandse reisorganisatie, gevestigd aan Overvliet 21, 3545 NG Utrecht, Nederland. Je kunt ons bereiken via info@travelw.nl.

We stellen met zorg individuele pakketreizen samen, waarbij verschillende reisonderdelen worden gecombineerd tot één reis. Op onze reizen zijn deze reisvoorwaarden van toepassing, samen met het definitieve reisvoorstel, de boekingsbevestiging en eventuele aanvullende schriftelijke afspraken.

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing, met inachtneming van de dwingendrechtelijke bescherming waarop je als consument recht hebt.

2. Het reisvoorstel

Je ontvangt van Travel W een persoonlijk reisvoorstel waarin de belangrijkste onderdelen van je reis worden beschreven. Denk aan de route, accommodaties, vervoer, excursies, de reissom en de diensten die wel en niet zijn inbegrepen.

We doen ons best om alle informatie zo zorgvuldig en actueel mogelijk te verstrekken. Informatie over accommodaties, luchtvaartmaatschappijen en andere leveranciers kan mede gebaseerd zijn op informatie die deze partijen aan ons beschikbaar stellen.

Het laatste reisvoorstel vormt de basis voor je boeking. Eventuele wijzigingen die vóór de boeking worden afgesproken, verwerken we in de definitieve versie.

3. Jouw gegevens en persoonlijke wensen

Om je reis goed te kunnen organiseren, hebben we juiste en volledige gegevens nodig. Je bent verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren en controleren van de gegevens die voor de boeking noodzakelijk zijn, zoals namen, geboortedata en contactgegevens.

Controleer deze gegevens zorgvuldig voordat je akkoord geeft. Meld eventuele fouten zo snel mogelijk aan ons. Kosten die ontstaan door onjuiste of onvolledige gegevens kunnen voor jouw rekening komen, voor zover deze redelijkerwijs aan jou kunnen worden toegerekend en wettelijk mogen worden doorberekend.

Heb je bijzondere wensen of voorzieningen nodig, bijvoorbeeld vanwege mobiliteit of andere persoonlijke omstandigheden? Laat het ons dan zo vroeg mogelijk weten. We bekijken samen wat mogelijk is. Een bijzondere wens maakt pas deel uit van de overeenkomst wanneer deze uitdrukkelijk door Travel W is bevestigd.

4. Wanneer is je boeking definitief?

We werken met persoonlijke reisvoorstellen en bieden geen directe online boeking aan.

Wil je een reis boeken, dan vul je het boekingsformulier in en verstrek je de benodigde gegevens. Vervolgens ontvang je, indien van toepassing, het laatste reisvoorstel ter controle en goedkeuring.

De boeking komt tot stand wanneer je akkoord hebt gegeven op het definitieve reisvoorstel en Travel W de boeking schriftelijk heeft bevestigd. Het invullen of verzenden van het boekingsformulier alleen betekent dus nog niet dat de boeking definitief is.

Wanneer een onderdeel van de reis nog afhankelijk is van beschikbaarheid of bevestiging door een leverancier, vermelden we dat duidelijk. We informeren je zo spoedig mogelijk over de uitkomst.

De hoofdboeker is verantwoordelijk voor het doorgeven van relevante informatie aan de overige reizigers die onder dezelfde boeking vallen en voor de financiële verplichtingen uit de overeenkomst, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

5. De reissom en betaling

De totale reissom en de betalingsmomenten staan vermeld in het reisvoorstel en de boekingsbevestiging.

Bij de boeking is een aanbetaling verschuldigd. Deze bestaat uit:

• de volledige kosten van de geboekte vluchten;
• 15% van het landarrangement.

Onder het landarrangement verstaan we de overige onderdelen van de reis, zoals accommodaties, transfers, autohuur en excursies.

Het resterende bedrag betaal je uiterlijk op de vervaldatum die in het reisvoorstel of de boekingsbevestiging staat vermeld.

Sommige leveranciers hanteren afwijkende betalingsvoorwaarden, bijvoorbeeld voor speciale vliegtarieven of reserveringen die niet kunnen worden terugbetaald. Wanneer dergelijke voorwaarden relevant zijn voor jouw boeking, informeren we je daar vooraf over.

Als een betaling niet op tijd binnenkomt, nemen we contact met je op. Wanneer betaling uitblijft, kunnen we de toepasselijke wettelijke en contractuele maatregelen nemen. Eventuele bijkomende kosten worden alleen in rekening gebracht voor zover dat wettelijk is toegestaan.

6. Wijzigingen van de reissom

De reissom wordt vastgesteld op basis van de gegevens en tarieven die gelden op het moment dat de overeenkomst tot stand komt.

Een prijsverhoging na de boeking is alleen mogelijk wanneer dit volgens de toepasselijke wetgeving is toegestaan en aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op bepaalde vervoerskosten, belastingen, heffingen of wisselkoersen.

Als een prijsaanpassing wettelijk is toegestaan, informeren we je duidelijk over de reden, de berekening en de gevolgen. Daarbij respecteren we de toepasselijke wettelijke termijnen en rechten.

Als je op grond van de wet recht hebt om de overeenkomst naar aanleiding van een prijsverhoging kosteloos te beëindigen, informeren we je hierover.

7. Wijzigingen op verzoek van de reiziger

Wil je na de boeking iets aan je reis veranderen? Laat het ons dan weten. We bekijken of de gewenste wijziging mogelijk is en stemmen deze zo nodig af met de betrokken leveranciers.

Wijzigingen zijn afhankelijk van beschikbaarheid en de voorwaarden van bijvoorbeeld luchtvaartmaatschappijen, accommodaties, autoverhuurders en excursieaanbieders.

Eventuele kosten van leveranciers en redelijke administratiekosten kunnen worden doorberekend wanneer dit vooraf duidelijk is gemaakt en wettelijk is toegestaan.

Een wijziging is pas definitief nadat Travel W deze schriftelijk heeft bevestigd. Als de gewenste wijziging niet mogelijk is, kun je de oorspronkelijke reis behouden of de reis annuleren. In dat laatste geval gelden de annuleringsvoorwaarden in artikel 8, tenzij de wet anders bepaalt.

8. Annuleren door de reiziger

Soms veranderen plannen. Wil je je reis annuleren, dan moet je dit schriftelijk per e-mail doorgeven aan info@travelw.nl.

De datum waarop Travel W de annulering ontvangt, geldt als annuleringsdatum.

Bij annulering gelden de volgende annuleringskosten:

Moment van annuleren vóór vertrek

Annuleringskosten

43 dagen of langer vóór vertrek - de aanbetaling

42 tot en met 29 dagen vóór vertrek de aanbetaling plus 20% van het resterende bedrag

28 tot en met 22 dagen vóór vertrek - de aanbetaling plus 50% van het resterende bedrag

21 tot en met 15 dagen vóór vertrek - de aanbetaling plus 60% van het resterende bedrag

14 tot en met 6 dagen vóór vertrek - de aanbetaling plus 70% van het resterende bedrag

5 tot en met 1 dag vóór vertrek - de aanbetaling plus 80% van het resterende bedrag

Op de vertrekdag of daarna - 100% van de reissom

De aanbetaling bestaat uit de volledige kosten van de geboekte vluchten, vermeerderd met 15% van het landarrangement. Het landarrangement omvat de overige onderdelen van de reis, zoals accommodaties, transfers, autohuur en excursies.

Voor de berekening wordt het resterende bedrag bepaald door de aanbetaling af te trekken van de totale overeengekomen reissom. De genoemde percentages worden berekend over dit resterende bedrag. De totale annuleringskosten zijn nooit hoger dan de overeengekomen reissom.

De annuleringsregeling is bedoeld als vooraf vastgestelde vergoeding voor de kosten en schade die Travel W door een annulering kan ondervinden. De toepasselijke wettelijke regels blijven van kracht. Voor zover wettelijk vereist, houden we bij de vaststelling van de annuleringsvergoeding rekening met de omstandigheden van de annulering, kosten die we besparen en eventuele inkomsten uit het opnieuw verkopen of gebruiken van de betrokken reisdiensten. Op verzoek geven we een toelichting op de berekening.

Als zich op de bestemming of in de directe omgeving onvermijdbare en buitengewone omstandigheden voordoen die aanzienlijke gevolgen hebben voor de uitvoering van de pakketreis of het vervoer naar de bestemming, kun je onder de wettelijke voorwaarden de overeenkomst vóór vertrek kosteloos beëindigen. In dat geval heb je recht op terugbetaling overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Een annuleringsverzekering kan mogelijk een deel van de annuleringskosten vergoeden. Dit hangt af van de polisvoorwaarden en de reden van annulering.

9. Wijzigingen door Travel W vóór vertrek

Soms is een wijziging noodzakelijk, bijvoorbeeld doordat een accommodatie niet meer beschikbaar is of een leverancier zijn diensten aanpast.

Als een wijziging volgens de wet aan jou moet worden voorgelegd, informeren we je duidelijk over de aard van de wijziging en de mogelijke gevolgen.

Bij een ingrijpende wijziging van een belangrijk kenmerk van de pakketreis of wanneer niet aan een bijzondere wens kan worden voldaan die uitdrukkelijk als onderdeel van de overeenkomst is aanvaard, heb je de rechten die de wet in die situatie toekent. Afhankelijk van de omstandigheden kan dit betekenen dat je de wijziging kunt aanvaarden of de overeenkomst kosteloos kunt beëindigen.

Als een wijziging gevolgen heeft voor de reissom, handelen we dit af volgens de toepasselijke wetgeving en de afspraken met jou.

We informeren je zo snel mogelijk wanneer een wijziging invloed heeft op je reis.

10. Beëindiging van de overeenkomst door Travel W

Travel W kan de overeenkomst alleen beëindigen wanneer daarvoor een geldige wettelijke of contractuele grond bestaat.

Als we de overeenkomst beëindigen voordat de reis begint, informeren we je over de reden en de gevolgen. Eventuele terugbetalingen en andere rechten worden afgehandeld volgens de toepasselijke wetgeving.

Travel W organiseert geen groepsreizen waarvoor een minimumaantal deelnemers vereist is. Annulering vanwege onvoldoende deelnemers is daarom niet van toepassing op onze reizen.

11. Uitvoering van de reis

We doen er alles aan om de reis uit te voeren zoals overeengekomen. Travel W is verantwoordelijk voor de uitvoering van de reisdiensten die onder de pakketreisovereenkomst vallen, overeenkomstig de wettelijke regels.

Als tijdens de reis blijkt dat een onderdeel niet volgens de overeenkomst wordt uitgevoerd, meld dit dan zo snel mogelijk bij Travel W of bij de contactpersoon die in de reisbescheiden staat vermeld. Zo kunnen we waar mogelijk helpen het probleem op te lossen.

Als een tekortkoming niet binnen een redelijke termijn wordt verholpen, heb je de rechten die de wet biedt. Afhankelijk van de situatie kan dit bijvoorbeeld recht geven op een passende prijsverlaging of schadevergoeding.

Wanneer een belangrijk deel van de overeengekomen reisdiensten niet kan worden geleverd, bieden we waar nodig passende alternatieven aan zonder extra kosten, overeenkomstig onze wettelijke verplichtingen.

12. Hulp tijdens de reis

Kom je tijdens je reis in moeilijkheden, dan verlenen we de bijstand die de wet voorschrijft. Dat kan bijvoorbeeld bestaan uit informatie over medische diensten, plaatselijke autoriteiten of consulaire hulp, of ondersteuning bij het vinden van alternatieve reisarrangementen.

Wanneer de moeilijkheden door opzet of nalatigheid van de reiziger zijn veroorzaakt, kunnen we voor de verleende bijstand een redelijke vergoeding vragen, voor zover de wet dit toestaat.

De contactgegevens voor ondersteuning tijdens de reis vind je in de boekingsdocumenten of reisbescheiden.

13. Reisdocumenten, visa en gezondheid

Je bent zelf verantwoordelijk voor het beschikken over geldige reisdocumenten, zoals een paspoort of identiteitsbewijs, en voor het voldoen aan de toepasselijke inreis-, visum- en gezondheidsvoorschriften.

We verstrekken waar mogelijk algemene informatie over de vereisten voor je reis. Deze vereisten kunnen verschillen afhankelijk van je nationaliteit, verblijfsstatus, reisroute en de actuele regels van de betrokken landen.

Controleer de meest recente informatie tijdig vóór vertrek bij de bevoegde autoriteiten en zorg ervoor dat je documenten gedurende de hele reis geldig zijn.

Als je door ontbrekende of ongeldige documenten niet kunt reizen, kunnen de daaruit voortvloeiende kosten voor jouw rekening komen, voor zover dit wettelijk is toegestaan en de gevolgen niet aan Travel W zijn toe te rekenen.

14. Reis- en annuleringsverzekering

We adviseren je dringend om vóór vertrek een passende reisverzekering af te sluiten. Controleer of onder meer medische kosten, repatriëring, bagage en andere relevante risico's voldoende zijn gedekt.

Daarnaast kan een annuleringsverzekering bescherming bieden tegen bepaalde kosten wanneer je de reis vóór vertrek moet annuleren.

De dekking en uitsluitingen verschillen per verzekeraar en polis. Je bent zelf verantwoordelijk voor het controleren van de voorwaarden en het tijdig afsluiten van de gewenste verzekering.

Een verzekering is niet inbegrepen in de reissom, tenzij dit uitdrukkelijk in het reisvoorstel staat vermeld.

15. Reisbescheiden en praktische informatie

We verstrekken de reisbescheiden en praktische informatie die nodig zijn voor de uitvoering van de geboekte reis. Het moment van verstrekking kan afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van gegevens van leveranciers.

Controleer je reisbescheiden zorgvuldig en meld eventuele fouten of ontbrekende informatie onmiddellijk aan ons.

Je bent verantwoordelijk voor het meenemen van de juiste reisdocumenten en voor het opvolgen van de vertrek-, incheck- en andere praktische instructies die in de reisbescheiden staan vermeld.

16. Financiële bescherming en calamiteiten

Travel W is aangesloten bij het Garantiefonds voor Gespecialiseerde Touroperators (GGTO) en de Stichting Calamiteitenfonds Reizen.

GGTO – bescherming bij financieel onvermogen

De aansluiting bij GGTO biedt bescherming bij financieel onvermogen van Travel W, overeenkomstig de toepasselijke garantieregeling.

Als Travel W door financieel onvermogen niet in staat is de geboekte reis uit te voeren, voorziet de regeling onder de geldende voorwaarden in bescherming van de reiziger. Welke bescherming van toepassing is, hangt af van de situatie en de voorwaarden van GGTO.

Meer informatie vind je op de website van GGTO.

Calamiteitenfonds – bij gedekte calamiteiten

Het Calamiteitenfonds biedt onder de voorwaarden van zijn garantieregeling bescherming bij bepaalde gedekte calamiteiten. Afhankelijk van de situatie kan dit betrekking hebben op extra kosten of op een aanpassing of voortijdige beëindiging van de reis.

Niet iedere verstoring of wijziging geldt als een calamiteit die onder de regeling valt. Of een gebeurtenis is gedekt en welke vergoeding mogelijk is, wordt bepaald volgens de voorwaarden van het Calamiteitenfonds.

Meer informatie vind je op de website van het Calamiteitenfonds.

17. Klachten

Ervaar je tijdens de reis een probleem? Meld dit dan zo snel mogelijk bij ons of bij de contactpersoon die in je reisbescheiden staat vermeld. Zo krijgen we de gelegenheid om naar een passende oplossing te zoeken.

Als je klacht tijdens de reis niet naar tevredenheid wordt opgelost, kun je deze na thuiskomst schriftelijk indienen via info@travelw.nl. Beschrijf duidelijk wat er is gebeurd en voeg waar mogelijk relevante documenten of foto's toe.

We behandelen je klacht zorgvuldig en reageren binnen een redelijke termijn. Je wettelijke rechten blijven onverminderd van kracht.

Als een toepasselijke geschillenregeling of bevoegde geschilleninstantie van toepassing is, informeren we je over de mogelijkheden.

18. Aansprakelijkheid

Travel W is verantwoordelijk voor de uitvoering van de reisdiensten die onder de pakketreisovereenkomst vallen, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

In bepaalde situaties kan de wet bepalen dat Travel W niet aansprakelijk is voor specifieke schade, bijvoorbeeld wanneer deze aan de reiziger kan worden toegerekend of het gevolg is van onvermijdbare en buitengewone omstandigheden. Of een uitzondering van toepassing is, hangt af van de omstandigheden en de wettelijke voorwaarden.

Niets in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit of beperkt rechten van de reiziger wanneer dat volgens dwingend recht niet is toegestaan.

19. Privacy

We verwerken persoonsgegevens die nodig zijn om je reis samen te stellen, te boeken en uit te voeren, om contact met je te onderhouden en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Voor de uitvoering van je reis kunnen gegevens worden gedeeld met betrokken leveranciers, zoals luchtvaartmaatschappijen, accommodaties, autoverhuurders en excursieaanbieders, voor zover dit noodzakelijk en rechtmatig is.

We gaan zorgvuldig om met je gegevens en verwerken deze volgens de toepasselijke privacywetgeving. Meer informatie vind je in de privacyverklaring op de website van Travel W.

20. Toepasselijk recht en geschillen

Op de overeenkomst tussen Travel W en de reiziger is Nederlands recht van toepassing, met inachtneming van de dwingendrechtelijke bescherming waarop je als consument recht hebt.

Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter volgens de toepasselijke wettelijke regels. Niets in deze voorwaarden beperkt het recht van een consument om een zaak aanhangig te maken bij een rechter die op grond van dwingend recht bevoegd is.

21. Slotbepalingen

Als een bepaling uit deze reisvoorwaarden ongeldig blijkt te zijn of niet kan worden toegepast, blijven de overige bepalingen van kracht. Waar mogelijk wordt de betreffende bepaling vervangen door een geldige bepaling die het doel ervan zo dicht mogelijk benadert.

Als deze voorwaarden in strijd zijn met dwingende wettelijke bepalingen, gaan de wettelijke bepalingen voor.

Deze reisvoorwaarden zijn opgesteld voor Travel W B.V. en zijn van toepassing op de pakketreizen die Travel W aanbiedt.